A lógica da automação

Por Russell Weller, Gerente de produtos, Esko

 

Uma pergunta que surge com muita frequência é: por onde começar a automatizar uma empresa? Minha resposta é sempre a mesma: comece com as diretrizes corretas. Se você compreender as oportunidades de automação na sua empresa e os possíveis benefícios que ela pode trazer, já terá dado o primeiro passo.

O próximo passo seria entender o potencial das etapas automatizadas em processos de acabamento digital e de grandes formatos e perceber que essa não é tarefa difícil.


Por que automatizar? O contexto

O convertedor de impressão moderno, seja ele uma pequena startup ou uma multinacional conceituada, enfrenta uma grande variedade de desafios para administrar o negócio com eficiência e lucratividade, o que torna a necessidade de automação indispensável:

  • Desempenho variável em termos de saúde e segurança
  • Manipulação de materiais complexos
  • Aumento da complexidade nos trabalhos e no design
  • Demandas por entregas pontuais
  • Prazos de entrega reduzidos
  • Impressoras mais rápidas aumentando o tempo ocioso do equipamento
  • Fluxo de caixa restrito

Ilhas de sucesso em um mar de desperdícios

Já trabalhei em diversos mercados de embalagem, PDVs, sinalização e display, e posso afirmar que, para a automação, é primordial identificar o que nós da Esko chamamos de “ilhas de sucesso” em um ambiente que essencialmente é um “mar de desperdícios”. O objetivo é criar um mar limpo.

Eu vejo clientes automatizando áreas importantes do negócio sem perceber que o desperdício ocorre em outros processos, o que acaba prejudicando o desempenho geral. Ter um mar limpo para operar é o caminho para a lucratividade. Para solucionar os problemas de desperdício, você precisa compreender todo o fluxo de trabalho. Em que fase do negócio as pessoas realmente agregam valor e onde a padronização das etapas de produção é vantajosa?

Infelizmente, o desperdício pode ser encontrado em cada etapa do processo, desde a cotação até a entrega. Ele pode ser encontrado nos tempos de espera – pessoas ou equipamentos aguardando que a etapa anterior ou a seguinte sejam concluídas – bem como em movimentações e processamentos desnecessários, criatividade não utilizada, defeitos, além de produção, estoque e transporte em excesso. Não é de se espantar que as empresas tenham dificuldade para começar!

Para solucionar os problemas de desperdício, você precisa compreender todo o fluxo de trabalho. Em que fase do negócio as pessoas realmente agregam valor e onde a padronização das etapas de produção é vantajosa?

O fluxo único

Para identificar o tamanho do oceano em que você está navegando, recomendo um método simples de abordagem para avaliar o negócio por partes.

O “fluxo único” é uma maneira de mapear as séries de etapas que um único produto atravessa, desde a cotação até a entrega, para compreender todo o fluxo de trabalho. O processo é muito simples de ser executado, e tem um foco principal na sua aplicação.

Quando modifica uma única etapa em um fluxo de trabalho, você faz isso para conseguir um benefício. No entanto, na realidade, cada mudança tem uma consequência ou impacto na etapa anterior e posterior. Se a mudança tiver um impacto negativo, poderá reduzir o ganho geral pretendido que ela traria. Por esse motivo, devemos sempre questionar se a produtividade para a próxima etapa do fluxo de trabalho foi alcançada, e se podemos superar os obstáculos para ter um melhor desempenho geral.

Quando as etapas são estabelecidas, é possível avaliar as necessidades não atendidas do negócio. Conseguimos ver em que ponto o valor é criado e onde residem os desperdícios.

O fluxo único estabelece as etapas, desde a chegada do pedido na empresa, passando pelo serviço ao cliente, pré-impressão, impressão e corte, embalagem e entrega. A peça deve passar por todas as etapas, sem paradas, obstáculos ou desperdícios. Ela precisa chegar no outro lado o mais rapidamente possível sem perder a qualidade. Desse modo, a otimização desse fluxo alcança o objetivo final de mar limpo, e não se limita apenas a uma ilha.

Quando as etapas são estabelecidas, é possível avaliar as necessidades não atendidas do negócio. Conseguimos ver em que ponto o valor é criado e onde residem os desperdícios.


O fluxo único

A necessidade de um fluxo único

Vamos analisar uma empresa típica de impressão e conversão e observar os exemplos de desafios que precisamos superar:


O processo do lead até o pedido de vendas
Uma solicitação de vendas chega por meio de um vendedor ou do site. Essas informações recebidas do trabalho precisam ser a única fonte de verdade para que a empresa gerencie o pedido de forma eficiente e sem desperdícios.

Muitas empresas gastam tempo excessivo processando a estimativa com várias etapas manuais para conseguir o trabalho. Como podemos combinar as etapas para simplificar esse processo? Basta capturar os dados certos desde o início e reutilizá-los de maneira consistente em cada etapa do fluxo de trabalho.

A falta de informações completas resulta em perda de tempo e desperdícios. Por exemplo, em uma empresa, eu trabalhei com o departamento de entregas que utilizava horas extras em excesso, já que os detalhes específicos da entrega sempre estavam incompletos no pedido original.

Essas informações sobre a tarefa precisam ser a única fonte de verdade para que a empresa gerencie o pedido de forma eficiente e sem desperdícios

Estimativa
Uma estimativa é criada sob demanda. Como produzir de forma adequada para refletir as necessidades do trabalho no prazo exato? O elemento de tempo de produção precisa estar correto para que a programação de entrega e os preços competitivos se baseiem em um fluxo de trabalho otimizado, com o mínimo de desperdícios.

Precisamos conectar sistemas para garantir que os dados sejam apresentados corretamente ao software de estimativa.  Eu pessoalmente já testemunhei o tempo de produção sendo manualmente aumentado no sistema de estimativa para prever áreas de desperdício não identificadas, criando imprecisões no processo.


Pré-impressão
Em minha experiência, a principal origem dos processos manuais que desperdiçam tempo é a etapa de pré-impressão. Verificar arquivos manualmente é extremamente trabalhoso e consome muito tempo, com um típico designer profissional levando, em média, 30 a 40 minutos para verificar um arquivo gráfico; um caso óbvio de gargalo.

O ganho ao se automatizar o processo de pré-impressão é muito grande. O potencial para ocorrer outros desperdícios no fluxo de trabalho também é enorme nesse ponto. Se um trabalho é enviado para impressão incorretamente, a impressora o rejeita, o que gera retrabalho, desperdício de tinta e substrato, tempo ocioso e atrasos. Atualmente, toda a arte gráfica e reprografia podem ser gerenciadas digitalmente, sem qualquer intervenção humana nos trabalhos repetitivos, evitando esse cenário indesejado.

A principal origem dos processos manuais que desperdiçam tempo é a etapa de pré-impressão. Verificar arquivos manualmente é extremamente trabalhoso e consome muito tempo.

Processo de aprovação do cliente
Essa é uma fonte de frustração para muitos convertedores. Com a aceleração do processo de aprovação do cliente, por meio de conexão digital com a solução de pré-impressão, fica mais rápido e fácil assegurar que o cliente autorizará o início do processo.

Uma solução digital online reduz o ciclo de aprovação, aumenta a transparência do trabalho, reduz o tempo de lançamento e elimina erros humanos, além de evitar e-mails perdidos na caixa de spam. Não há a necessidade de aprovar manualmente nenhum modelo ou prova e, além disso, diversos stakeholders, em vários locais, podem ser integrados no ambiente digital.


Impressão e acabamento
A impressora é normalmente o item mais caro da produção. O objetivo é que ela permaneça em execução 24 horas por dia, 7 dias por semana, com o mínimo de tempo ocioso. Cada vez que a impressora para, há desperdícios e perdas. O aumento da precisão e automação do processo é, portanto, essencial para mantê-la trabalhando nas velocidades de impressão mais altas da atualidade.

A etapa de corte pode ser bastante complexa, e várias empresas contam com operadores especialistas, cada vez mais raros, para encontrar as ferramentas perfeitas e configurar as máquinas corretamente. Baixa produtividade devido a longos tempos de configuração, defeitos, agrupamento e otimização de tinta e materiais ineficientes, tudo isso pode ocorrer se o operador não é consistente.

Atualmente, a automação do hardware move os produtos entre as máquinas, as sequências de corte podem ser padronizadas por meio de bancos de dados de corte e a eficiência é aprimorada por meio da automação.


Embalagem e entrega
Quando as informações são consistentes em cada etapa, a etapa final de embalagem e entrega fica muito mais simples. As caixas podem ser selecionadas pelo tamanho exato do produto, utilizando menos espaço e otimizando o uso de materiais de embalagem. O número de caixas por palete e o número de paletes por caminhão, tudo isso pode ser projetado para criar um departamento de entrega eficiente e sustentável.

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Introdução

Ao compreender a automação, você se concentra em várias partes do processo para remover as incertezas e esclarecer o fluxo único. Mas como começar? Basta chamar consultores e empresas de terceiros de alto custo para implementar o processo? A resposta é não.

Para começar, chame os principais funcionários para uma mesa redonda. Cada funcionário deve representar uma etapa no fluxo de trabalho e chegar preparado para responder a duas perguntas:

  1. Qual é a sua função e como você agrega valor?
  2. Como quer que a etapa anterior entregue arquivos ou informações para você?

Assim você começa a compreender as necessidades de automação; identificando cada etapa e derivando as principais necessidades e valores das etapas. Depois, começa a analisar com clareza o impacto e a consequência que cada etapa tem nas etapas anteriores e posteriores.

Esta mesa redonda gera uma discussão valiosa e inicia a mudança de cultura para incorporar a lógica da automação antes de seguir para a próxima etapa que corresponde à integração de hardware e software.

Webinar

Assista o webinar A lógica da automação, apresentado por Russell Weller

Segurança em primeiro lugar
A maior preocupação de qualquer negócio é que seus funcionários voltem todos os dias com segurança para casa. Operar em um ambiente seguro, onde os funcionários não são expostos a processos arriscados, é um requisito obrigatório. Quanto mais automatizado for esse processo, menor será o risco de acidentes.

O dilema da manipulação dos materiais
À medida que um negócio cresce, a complexidade aumenta e a variedade de materiais que esse negócio precisa administrar também. Sem a manipulação adequada, os erros e danos podem resultar em maior custo e desperdício.

Aumento na complexidade dos trabalhos e do design
Com o crescimento da concorrência no mercado, os clientes procuram designs mais sofisticados para aumentar as vendas e a participação no mercado. A complexidade na quantidade de formas, materiais e mídia acrescenta dificuldades que precisam ser superadas.

Entrega pontual
Pontualidade total (OTIF) é o lema da atualidade, e as empresas precisam entregar a quantidade correta no tempo certo: nem cedo demais, nem tarde demais. Colocar isso em prática demanda processos precisos, desde a cotação inicial até a entrega.

Prazos de entrega reduzidos e impressões mais rápidas
“Alimentando a máquina”, essa impressora de alto custo que precisa funcionar 24 horas por dia toma toda a sua atenção. Com os prazos de entrega cada vez mais reduzidos e o aumento das velocidades de impressão, a alimentação da máquina de forma eficiente, para evitar o excesso de tempo ocioso e de perdas, se tornou o maior desafio para todas as impressoras.

Fluxo de caixa amarrado
Quando os produtos não são processados com eficiência, o dinheiro fica parado no trabalho não concluído, o que compromete diversos estágios. Isso reduz o fluxo de caixa e afeta os lucros e o serviço ao cliente.

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Sobre o autor

Russell Weller é gerente de produtos para automatização da Kongsberg na Esko. Há 11 anos, ele entrou na Esko como especialista de produto e, mais tarde, foi transferido para o desenvolvimento de negócios. Russell lidera o desenvolvimento de soluções de automação em toda a Esko, além de trabalhar diretamente com nossos clientes globais para desenvolver processos empresariais.

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