La mentalità dell’automazione
Di Russell Weller, responsabile prodotti, Esko
Quando si decide di automatizzare un’attività, una domanda frequente è: da dove cominciare? La mia risposta è sempre la stessa: l’automazione inizia con la giusta mentalità. Il primo passo importante consiste nel riuscire a comprendere bene le fonti di opportunità per l’automazione aziendale e i vantaggi potenziali che ne derivano.
Il passo successivo è rendersi conto che l’introduzione di fasi automatizzate nelle operazioni di stampa su grande formato e finitura digitale non deve risultare un compito gravoso.
Perché automatizzare? Il contesto
Oggi, uno stampatore/produttore di imballaggi, sia esso una piccola impresa o una grande multinazionale, deve confrontarsi con tutta una serie di problematiche nella gestione dell’efficienza e della redditività aziendali, su cui si basa l’esigenza di optare per l’automazione:
- Prestazioni variabili in termini di salute e sicurezza
- Gestione di materiali complessi
- Lavori e grafiche sempre più complessi
- Richieste di consegna JIT (Just in Time)
- Tempi operativi più rapidi
- Maggiore velocità delle macchine da stampa e riduzione dei tempi di inattività delle attrezzature
- Flusso di cassa vincolato
Isole di successo in un mare di sprechi
Grazie alla mia lunga esperienza professionale nei mercati di imballaggi, insegne ed espositori per punti vendita, so bene che l’automazione è incentrata sull’individuazione di quelle che noi di Esko chiamiamo “isole di successo” in quello che, sostanzialmente, è un “mare di sprechi”. L’obiettivo consiste nel creare un mare pulito.
Vedo clienti che automatizzano aree chiave della loro attività, non accorgendosi degli sprechi insiti nelle procedure, con il conseguente deterioramento delle prestazioni complessive. Poter operare in un mare pulito significa aumentare i profitti. Nell’affrontare i problemi relativi agli sprechi, occorre comprendere l’intero flusso di lavoro. Dove è possibile trovare valore aggiunto all’interno delle attività aziendali e dove una produzione standardizzata si rivela remunerativa?
Purtroppo, ogni fase di lavorazione, dall’ordine iniziale alla consegna finale, è soggetta a sprechi: tempi di attesa troppo lunghi, con persone o attrezzature che devono attendere il completamento del passaggio precedente o successivo; oppure spostamenti superflui, elaborazione eccessiva, creatività non sfruttata, difetti di qualità, sovrapproduzione, eccesso di giacenze e trasporto. Pertanto, non dobbiamo stupirci se le aziende trovano difficoltà ad iniziare il processo di automazione.
Nell’affrontare i problemi relativi agli sprechi, occorre comprendere l’intero flusso di lavoro. Dove è possibile trovare valore aggiunto all’interno delle attività aziendali e dove una produzione standardizzata si rivela remunerativa?
Un flusso di lavoro monopezzo
Per poter identificare le dimensioni del mare in cui si opera, mi sento di consigliare un metodo tanto semplice quanto accessibile per valutare l’attività aziendale in piccole parti.
Il cosiddetto “flusso di lavoro monopezzo” consiste nella mappatura di una serie di passaggi che caratterizzano un singolo prodotto, dalla richiesta iniziale fino alla spedizione, per chiarire l’intero workflow. La procedura è del tutto intuitiva e il fulcro sta nella sua applicazione.
Quando si modifica un solo passaggio di un flusso di lavoro, si punta a creare ulteriore valore aggiunto. In realtà, ciascuna modifica ha una conseguenza o un effetto sul passaggio precedente e su quello successivo. Se la modifica ha un effetto negativo, può vanificare il guadagno di valore che la modifica stessa intendeva conseguire. Pertanto, dobbiamo sempre domandarci se le prestazioni sono state trasferite alla fase seguente del flusso di lavoro e se siamo in grado di sostenere eventuali punti dolenti per poter raggiungere un migliore livello prestazionale.
Una volta impostati i vari passaggi, è possibile completare l’analisi dei requisiti non soddisfatti da parte dell’azienda. Possiamo così vedere dove è stato creato valore aggiunto e dove sono gli sprechi.
Il flusso di lavoro monopezzo prepara i passaggi partendo dall’ordine in arrivo, passando per il servizio clienti e la prestampa, fino alla stampa e al taglio, al confezionamento e alla spedizione. Il flusso deve essere completo e senza interruzioni, problemi o sprechi dalla A alla Z, e arrivare al cliente il più velocemente possibile e con la massima qualità. L’ottimizzazione di questo flusso di lavoro, senza ottimizzare solo un’isola, è quindi il nostro mare pulito.
Una volta impostati i vari passaggi, è possibile completare l’analisi dei requisiti non soddisfatti da parte dell’azienda. Possiamo così vedere dove è stato creato valore aggiunto e dove sono gli sprechi.
L’esigenza di un flusso di lavoro monopezzo
Prendiamo il caso di un tipico stampatore/produttore di imballaggi e analizziamo alcuni esempi di problemi da risolvere.
Elaborazione di un ordine in arrivo
Un ordine arriva tramite un addetto alle vendite o un sito web. Le informazioni in merito devono provenire da un’unica origine, in modo che l’azienda possa gestire l’ordine con efficienza e senza sprechi di risorse.
Molte aziende dedicano troppo tempo all’elaborazione dei preventivi, eseguendo diversi passaggi manuali. Come è possibile accorpare questi passaggi per semplificare le operazioni? Occorre acquisire i dati corretti fin dall’inizio e riutilizzarli per ciascun passaggio del flusso di lavoro in maniera coerente.
Senza completezza di informazione, si va incontro a sprechi di tempo e risorse. Ad esempio, ho lavorato per un’azienda il cui reparto spedizioni faceva troppe ore di straordinario perché i dati specifici di spedizione erano sempre incompleti sull’ordine originale.
Le informazioni in merito devono provenire da un’unica origine, in modo che l’azienda possa gestire l’ordine con efficienza e senza sprechi di risorse.
Creazione di preventivi
Un preventivo viene stilato su richiesta. Come si fa a produrlo in modo preciso per soddisfare i requisiti del lavoro e con puntualità? La tempistica di produzione deve basarsi su dati corretti per poter pianificare la consegna e un prezzo competitivo fa affidamento su un flusso di lavoro ottimizzato e senza sprechi.
Dobbiamo collegare i sistemi per garantire una corretta trasmissione dei dati al software per la creazione di preventivi. Personalmente, devo spesso constatare che nel sistema viene inserito manualmente ulteriore tempo di produzione per consentire aree di spreco non identificate, dando luogo a imprecisioni.
Prestampa
Nella mia esperienza, la prestampa rappresenta la causa principale dello spreco di tempo a livello manuale. Il controllo manuale dei file assorbe enormi quantità di tempo e manodopera: in genere, un progettista professionista impiega mediamente 30-40 minuti per verificare un file di grafica, con un ovvio collo di bottiglia.
L’automazione della prestampa offre notevoli vantaggi. È anche possibile dar luogo a ulteriori sprechi nel flusso di lavoro: se un lavoro viene inviato in modo non corretto, lo stampatore si rifiuta di rielaborarlo per non sprecare inchiostro e supporti e per evitare tempi di fermo macchina e ritardi. La grafica e la reprografia possono essere gestite in modalità completamente digitale, senza alcun intervento umani nei lavori ripetuti, evitando scenari da incubo.
La prestampa rappresenta la causa principale dello spreco di tempo a livello manuale. Il controllo manuale dei file assorbe enormi quantità di tempo e manodopera.
Approvazione da parte del cliente
Pur costituendo un potenziale problema per molti produttori di imballaggi, il collegamento digitale con la prestampa semplifica e accelera l’approvazione da parte del cliente.
Oltre ad evitare la perdita di e-mail nella casella antispam, una soluzione digitale online velocizza il ciclo di approvazione, aumenta la trasparenza dei lavori, riduce i tempi di commercializzazione e annulla gli errori umani. Non è necessario approvare manualmente prove di stampa o simulazioni ed è possibile integrare più utenti, anche dislocati in varie parti del mondo, in un unico ambiente digitale.
Stampa e finitura
La macchina da stampa è solitamente la più costosa di tutte le attrezzature. L’obiettivo è quello di farla funzionare a ciclo continuo 24/7, con tempi di fermo ridotti al minimo. Ogni volta che la macchina da stampa si ferma, hanno luogo sprechi e perdite. Pertanto, la precisione e l’automazione delle operazioni a monte sono fondamentali per stare al passo con la maggiore velocità di stampa dei giorni nostri.
La fase di taglio può risultare altamente complessa e la maggior parte delle aziende si affida a operatori esperti, sempre più rari, per trovare gli strumenti ideali e impostare le macchine in maniera sempre corretta. Se un operatore non lavora in modo coerente, si verificano numerosi problemi: produttività lenta a causa di lunghi tempi di impostazione, difetti di qualità, incastro scadente e inchiostri e materiali non ottimizzati.
Oggi, l’automazione dell’hardware riesce a spostare i prodotti intorno alle macchine: le sequenze di taglio possono essere standardizzate con l’ausilio di appositi database e anche l’efficienza viene incrementata tramite l’automazione.
Imballaggio e spedizione
Se ogni passaggio si basa su informazioni coerenti, la fase conclusiva - imballaggio e spedizione - risulta molto semplice. È possibile selezionare scatole per le dimensioni esatte di un prodotto, utilizzando meno spazio e ottimizzando l’impiego dei materiali di imballaggio. È quindi possibile progettare il numero di scatole per pallet e il numero di pallet per camion allo scopo di creare un reparto spedizioni sostenibile ed efficiente.
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Come iniziare
Una mentalità informata dall’automazione fa luce su tutte le procedure da seguire, eliminando le zone d’ombra e ponendo in risalto il flusso di lavoro monopezzo. Ma come si fa a muovere i primi passi? È sempre necessario ricorrere a consulenti e a costose società terze per arrivare fino in fondo? La risposta è no.
Si inizia invitando i dipendenti chiave ad un tavolo di discussione. Ciascun dipendente deve rappresentare un passaggio del flusso di lavoro ed essere preparato a rispondere a due quesiti:
- Quale ruolo si riveste all’interno del workflow e come si crea valore aggiunto?
- In che modo si desidera che il passaggio precedente trasmetta file o informazioni?
Ecco da dove parte la mentalità dell’automazione: bisogna identificare ogni passaggio e comprenderne le esigenze e il valore. In secondo luogo, occorre una chiara comprensione dell’impatto e delle conseguenze di ciascun passaggio sugli altri passaggi.
Il tavolo di discussione deve creare un dibattito a valore aggiunto e avviare il cambiamento culturale verso una mentalità dell’automazione, prima di iniziare la fase successiva del percorso che porta all’integrazione hardware e software.
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La sicurezza al primo posto
La sicurezza dei dipendenti deve essere la priorità assoluta per un’azienda. Un ambiente di lavoro sicuro e senza alcun rischio per gli operatori è un requisito obbligatorio. Maggiore è il livello di automazione, minore sarà il rischio di incorrere in problemi di sicurezza.
Il dilemma della gestione dei materiali
A mano a mano che un’azienda cresce, la complessità aumenta, così come il numero e la varietà dei materiali da gestire. Senza una gestione adeguata, si verificano errori e danni, che comportano costi e sprechi.
Lavori e grafiche sempre più complessi
La concorrenza è sempre più accesa, pertanto i clienti cercano progetti grafici più sofisticati per aumentare le vendite e conquistare nuove quote di mercato. La complessità nel numero di forme, materiali e supporti aggiunge ulteriori complicazioni che devono essere risolte.
Consegna JIT (Just in Time)
Una consegna completa e puntuale è il mantra di oggi e le aziende sono tenute a consegnare la quantità giusta al momento giusto: né troppo presto, né troppo tardi. Per poter soddisfare questa esigenza, è necessario ottimizzare le procedure, dalla richiesta iniziale fino alla spedizione.
Tempi operativi più rapidi e macchine da stampa più reattive
Tutta l’attenzione si concentra sulla macchina da stampa, quella costosa “bestia” che deve lavorare 24 ore su 24. I tempi operativi e le macchine da stampa diventano sempre più veloci, pertanto tutti gli stampatori devono evitare inattività, fermi macchina e sprechi di qualsiasi genere.
Flusso di cassa vincolato
Se i prodotti non seguono un processo efficiente, le risorse finanziarie vengono bloccate in fasi diverse, riducendo così il flusso di cassa e influenzando negativamente i profitti e il servizio clienti.
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Informazioni sull’autore
Russell Weller è responsabile dei prodotti Kongsberg Automate di Esko. 11 anni fa, è entrato in Esko come specialista dei prodotti, passando in seguito allo sviluppo aziendale. Weller dirige lo sviluppo di soluzioni automatizzate per Esko e collabora direttamente con i nostri clienti globali per potenziare i loro processi aziendali.
