Resumen del artículo:
Durante un período de tres meses, al equipo de empaque se le asignó la tarea de desarrollar una nueva etiqueta para uno de los productos insignia.
A mitad del proyecto, el equipo de marketing solicitó cambios en el diseño gráfico y, poco después, el área regulatoria modificó las instrucciones de almacenamiento. Aunque el equipo de empaque aseguró que cumpliría con los plazos, cada cambio requería reiniciar el proceso de aprobación. A medida que se acercaba la fecha límite, la etiqueta seguía sin estar lista, esperando las aprobaciones finales de marketing y regulatorio.
Entonces surgió la pregunta inevitable:
“¿Por qué el empaque siempre tarda tanto?”
La realidad es que los equipos de empaque enfrentan constantemente cambios imprevistos y fuera de su control. Sin una forma clara de gestionar estas solicitudes, mantener el proyecto en curso se vuelve casi imposible.
¿Qué se puede hacer ante esta situación?
Seamos honestos: los procesos de aprobación pueden ser complicados.
Incluso en los mercados más simples y maduros, las etiquetas y los artes suelen requerir la aprobación de múltiples personas.
Con una solución de gestión de etiquetas y artes gráficas, puedes crear flujos de trabajo personalizados que te permiten seguir el progreso de cada aprobación en tiempo real.
El correo electrónico es útil para comunicarte rápido, pero cuando se trata de gestionar etiquetas y artes, se convierte más en un obstáculo. En el mejor de los casos, es lento e ineficiente.
Con una herramienta especializada, obtienes un proceso de aprobación ágil y accesible.
Todos pueden ver la versión más reciente del arte junto con las anotaciones en tiempo real.
La responsabilidad es esencial para que los equipos trabajen de forma eficiente y se cumplan los plazos.
Un sistema de gestión de etiquetas y diseños permite hacer un seguimiento de todas las iteraciones del proceso, dejando constancia de cada paso.
Sabrás quién hizo qué, cuándo y quién lo aprobó.
En la gestión de artes y etiquetas, ningún equipo trabaja de forma aislada. Tu equipo interactúa con marketing, legal, regulatorio, operaciones y otros departamentos, lo que puede generar cuellos de botella.
Una solución diseñada para este tipo de procesos simplifica el flujo de trabajo entre áreas, permitiéndote asignar tareas y dar seguimiento, incluso si algunos participantes no son parte directa de tu equipo.
La identidad de marca es clave para diferenciarte de la competencia, ya sea en el anaquel, en línea o en medios.
Un sistema de gestión de etiquetas y artes gráficas facilita el acceso a los recursos necesarios, ayudando a los equipos a mantenerse alineados con la marca sin necesidad de crear contenido o artes desde cero.
La gestión de proyectos de empaque es un proceso complejo que fácilmente puede salirse de control. Por eso es fundamental implementar buenas prácticas sostenibles que involucren a todo el equipo.
Sin importar cómo sea tu proceso actual, siempre hay margen de mejora. El rol del project manager incluye identificar cuellos de botella y proponer soluciones que realmente funcionen para optimizar el flujo de trabajo.
Incorporar un software de gestión de empaques es un paso clave para lograr una optimización completa del proceso.
Puede parecer un paso obvio para mejorar el flujo de trabajo, pero es más complejo de lo que parece.
Una plataforma central no es solo un servidor o una carpeta compartida. Es un espacio para gestionar la comunicación, los ciclos de aprobación de artes y la colaboración entre equipos internos y externos. Ayuda a que todos estén alineados
Los procesos de aprobación pueden ser lentos y propensos a errores. Esta etapa en la cadena de valor del empaque suele generar múltiples cuellos de botella. Comentarios que se pierden o errores en el arte que pasan desapercibidos son solo algunos ejemplos.
Los errores suceden, y cuando ocurren, es fundamental poder rastrearlos hasta su origen.
Muchas marcas tienen dificultades para definir y medir sus indicadores clave de desempeño (KPIs). Pero no hacerlo limita seriamente la mejora continua de los procesos de empaque.
Cumplir con estándares regulatorios no es tarea fácil, especialmente cuando hay tantas partes involucradas, tanto internas como externas.
Decir que la eficiencia y la rentabilidad van de la mano en la economía actual es quedarse corto.
Adoptar un software que impulse tu transformación digital te permite acelerar el lanzamiento de productos al mercado y abrir nuevas oportunidades de crecimiento.
Los sistemas de gestión de flujo de trabajo permiten a los responsables del proyecto asignar tareas, establecer plazos y definir dependencias para garantizar que cada proyecto de etiquetas y artes gráficas se entregue a tiempo, siempre.
Con herramientas de gestión de flujo de trabajo, se reduce el tiempo dedicado a coordinar proyectos de etiquetas y empaques. Los responsables ya no tienen que invertir tiempo persiguiendo aprobaciones o haciendo seguimientos manuales.
La tecnología de gestión de flujo de trabajo mejora la comunicación mediante el uso de alertas automáticas, tareas asignadas y compartición de documentos. Esto genera una mayor comprensión del proceso de principio a fin.
La tecnología moderna de gestión de flujo de trabajo permite a los equipos trabajar de forma remota. Los colaboradores pueden revisar avances, aprobar artes y recibir asignaciones sin importar dónde se encuentren.
Un sistema de gestión de flujo de trabajo ayuda a identificar y organizar incidencias antes de que se conviertan en problemas mayores e irreversibles.
Gracias a tableros de control intuitivos, los managers pueden analizar fácilmente el desempeño del flujo de trabajo y tomar decisiones basadas en datos.
Idealmente, tu sistema de gestión de flujo de trabajo debería ser el centro de control para todos los procesos de gestión de etiquetas y artes en tu organización, lo que significa que habrá múltiples flujos de trabajo ejecutándose al mismo tiempo.
Un buen sistema de gestión de flujo de trabajo permite al usuario crear flujos de trabajo simples, en secuencias lineales y fáciles de seguir.
Una función sólida de reportes basada en KPIs te permite identificar y analizar dónde están los cuellos de botella dentro del proceso de gestión de etiquetas y artes.
Tu solución de gestión de flujo de trabajo debe enviar notificaciones automáticas por correo electrónico para recordar a los responsables cuándo se requiere una aprobación.
El sistema debe permitir personalizar lo que cada usuario puede ver y editar, según su rol dentro del proceso.
Tu sistema de gestión de flujo de trabajo debe permitirte personalizar lo que cada usuario puede ver y editar.
La evidencia es clara: la mejor forma de optimizar tu flujo de trabajo es utilizando un sistema de gestión de flujo de trabajo.
Hoy en día, con la tecnología facilitándonos trabajar de forma más inteligente y eficiente, ¿realmente puedes darte el lujo de no hacerlo?
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