El Concepto de la
Automatización

Por Russell Weller, Gerente de Producto, Esko

 

Una pregunta que nos hacen con frecuencia, es por dónde empezar al automatizar una operativa. Mi respuesta es siempre la misma: todo empieza por tener el concepto adecuado. Si ustedes se pueden concentrar en comprender las ocasiones de oportunidad que genera la automatización en su empresa, y los beneficios potenciales que les puede aportar, entonces ya han dado el primer paso.

El siguiente paso es darse cuenta de que el potencial para introducir pasos automatizados en cualquier proceso de acabado digital en gran formato, no debe ser forzosamente una tarea temible.


¿Por qué Automatizar? El Contexto

El impresor y convertidor moderno, sea una pequeña empresa que empieza o una multinacional bien establecida, se enfrenta a una amplia gama de retos para gestionar la eficiencia y rentabilidad de su operativa que impulsan su necesidad de automatización:

  • Prestaciones variables en sanidad y seguridad
  • Manipulación de materiales complejos
  • Complejidad creciente de los trabajos y diseños
  • Exigencia de entregas “just in time”
  • Plazos de entrega reducidos
  • Las prensas más rápidas aumentan el tiempo no productivo del equipo
  • Flujo de caja restringido

Islas de Éxito, En un Mar de Mermas

Después de trabajar en los mercados de packaging, PDV, rótulos y expositores, soy consciente de que todo reside en poder identificar lo que en Esko llamamos “islas de éxito” en medio de lo que es esencialmente un “océano de mermas”. El objetivo correcto es conseguir un océano bien limpio

Veo a clientes automatizando las áreas clave de su operativa, sin darse cuenta de que las mermas se encuentran en los otros procesos, entorpeciendo así sus prestaciones globales. La rentabilidad se obtiene creando un océano bien limpio. Al atacar los problemas de las mermas, se debe comprender el flujo de trabajo completo. ¿En qué lugares de la operativa el personal aporta valores reales, y en qué pasos resultará rentable la producción estandarizada?

Lamentablemente las mermas pueden encontrarse en todos los pasos del proceso, desde las consultas sobre el pedido, hasta los envíos. Pueden existir en los tiempos de espera – personas o equipos esperando que se complete el paso anterior o el paso siguiente – y acciones innecesarias como procesamiento excesivo, creatividad desaprovechada, defectos de calidad, exceso de inventario y de transporte. ¡No sorprende que las empresas vean difícil como empezar!

Al atacar los problemas de las mermas, se debe comprender el flujo de trabajo completo. ¿En qué lugares de la operativa el personal aporta valores reales, y en qué pasos resultará rentable la producción estandarizada?

El Flujo por Partes

Para poder identificar la dimensión del océano en el que están trabajando, les recomiendo un método sencillo y asequible que permite valorar la operativa en pequeñas fracciones.

El “flujo por partes” es una manera de identificar los grupos de pasos que recorre un producto individual, desde el primer contacto hasta su envío final, para clarificar el flujo de trabajo completo. El proceso es bastante fácil de aplicar y su aplicación tiene un enfoque clave.

Al cambiar un solo paso en un flujo de trabajo, lo hacemos para ganar valor adicional. En realidad, cada cambio tiene una consecuencia o impacto sobre el paso anterior, y sobre el paso siguiente. Si el cambio tiene un impacto negativo, puede anular la ganancia de valor general de dicho cambio. Por lo tanto, siempre debemos analizar si la mejora se ha transmitido al paso siguiente en el flujo de trabajo y si podemos aceptar ciertos puntos incómodos para obtener mejoras generales.

Cuando se han definido los pasos, ya se pueden acabar de valorar las necesidades no alcanzadas de la operativa. Así podemos ver donde se ha creado valor y donde están las mermas.

El flujo por partes define los pasos desde la llegada del pedido a la empresa, y continúa por el servicio al cliente, la preimpresión, la impresión y acabado, su embalaje y su envío. Se asume que la parte debe recorrer desde la A hasta la Z sin paradas, conflictos ni mermas. Debe llegar al final con la mayor rapidez posible y sin perder calidad. Optimizando este flujo, al final de la jugada llegamos hasta el océano limpio, en lugar de optimizar solo una de las islas.

Cuando se han definido los pasos, ya se pueden acabar de valorar las necesidades no alcanzadas de la operativa. Así podemos ver donde se ha creado valor y donde están las mermas.


El Flujo por Partes

La necesidad del flujo completo

Veamos una operativa típica de impresión y conversión, y consideremos los ejemplos de retos que debemos resolver:


El Proceso desde el Contacto hasta el Pedido Comercial:
Llega una petición comercial mediante un vendedor o desde el sitio web. Esta información entrante sobre el trabajo, debe tener un único origen válido para que la empresa administre el pedido eficientemente y sin mermas.

Muchas empresas consumen demasiado tiempo procesando el presupuesto con varios pasos manuales para introducir el trabajo en su operativa. ¿Cómo podemos combinar pasos para simplificar este proceso? Se trata de capturar los datos adecuados al inicio y reutilizarlos consistentemente en cada paso del flujo de trabajo.

Sin tener la información completa, se producen costos en tiempo y en mermas. Por ejemplo, en una empresa con la que trabajé el departamento de envíos perdía demasiado tiempo, porque la información específica de envío siempre estaba incompleta en el pedido original.

Esta información entrante sobre el trabajo, debe tener un único origen válido para que la empresa administre el pedido eficientemente y sin mermas.

Presupuesto
Un presupuesto se crea bajo demanda. ¿Cómo pueden producirlo con precisión, para que refleje las necesidades del trabajo y terminarlo a tiempo? El elemento tiempo de producción debe ser correcto para la planificación del plazo de entrega, y los precios competitivos se basan en un flujo de trabajo optimizado con las mermas mínimas.

Debemos conectar los sistemas, para garantizar que los datos se presenten correctamente al software de presupuestos.  He presenciado personalmente como se añade frecuentemente tiempo de producción adicional al sistema de presupuestos, para cubrir áreas de mermas no identificadas, y esto crea desviaciones en el proceso.


Preimpresión
Según mi experiencia, el origen principal de los procesos manuales con mermas de tiempo reside en la etapa de la preimpresión. La comprobación manual de los archivos ocupa mucho tiempo y es un trabajo intensivo, donde un diseñador profesional típico tarda como promedio de 30 a 40 minutos en comprobar un archivo gráfico; es un cuello de botella evidente.

Existe un gran potencial de ganancia con la automatización del proceso de preimpresión. El potencial de creación de mermas más adelante en el flujo de trabajo, también es muy grande en este punto. Si un trabajo se envía a impresión incorrectamente, el impresor lo rechaza, generando así la repetición del trabajo realizado, pérdidas en tinta y en sustratos, tiempo sin producción y retrasos. Actualmente el original gráfico y la reproducción gráfica se pueden administrar de manera completamente digital, sin ninguna intervención humana en las tareas repetidas, evitando así este escenario de pesadilla.

El origen principal de los procesos manuales con mermas de tiempo reside en la etapa de la preimpresión. La comprobación manual de los archivos ocupa mucho tiempo y es un trabajo intensivo.

Proceso de Aprobación por el Cliente
Es una fuente de frustración para muchos convertidores; acelerar el proceso de aprobación por el cliente mediante la conexión digital a la solución de preimpresión lo hace más rápido, y es más fácil obtener la imprescindible luz verde del cliente.

Evitando que se extravíen emails en el buzón de los no deseados, una solución digital online reduce el ciclo de aprobación, aumenta la transparencia en el trabajo, la rapidez de acceso al mercado y elimina el error humano. Sin la necesidad de aprobación manual de una prueba de impresión ni de generar simulaciones con varios participantes y en varias ubicaciones, todo ello ya se puede integrar en el entorno digital.


Impresión y Acabado
La prensa de impresión es generalmente el componente más caro en la planta del taller. El objetivo es tenerla produciendo continuamente 24/7, y parada el mínimo tiempo. Cada vez que para la prensa, se generan mermas y pérdidas. Por esta razón la precisión y la automatización del proceso desde su inicio, son la clave para mantener el ritmo de producción con las velocidades de impresión más elevadas de hoy.

La etapa de corte puede ser muy compleja y la mayoría de empresas dependen de sus operarios expertos, que son bastante escasos, para conseguir el utillaje perfecto y configurar correctamente las máquinas cada vez. La productividad lenta debida a largos tiempos de puesta a punto, los defectos de calidad, un encajado defectuoso y la optimización de tinta y de materiales, son el resultado de inconsistencias del operario.

Actualmente la automatización del hardware puede trasladar productos entre máquinas, las secuencias de corte se pueden estandarizar mediante bases de datos de corte, y se puede aumentar la eficiencia a través de la automatización.


Embalaje y Envíos
Si ha fluido una información consistente durante cada paso, el paso final de embalaje y envío debería resultar fácil. Se pueden elegir cajas para el tamaño exacto del producto, ocupando menos espacio y optimizando la utilización de los materiales de embalaje. El número de cajas por palet y el número de palets por camión, también se pueden diseñar para crear un departamento de envíos sostenible y eficiente.

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Cómo empezar

Tener definido un concepto de automatización aporta luz a diferentes puntos del proceso para eliminar las sombras e iluminar el flujo por partes. Pero ¿cómo se empieza? ¿Siempre es mediante consultores y costosas empresas externas que se llega a conseguir este proceso? La respuesta es no.

Empiecen invitando a sus empleados relevantes a una reunión del tipo mesa redonda. Cada empleado debe representar un paso en el flujo de trabajo y llegar ya preparado para dar respuesta a dos preguntas:

  1. ¿Cuál es su responsabilidad en el flujo de trabajo y como puede añadir valor?
  2. ¿Cómo desea que el paso anterior a usted le entregue los archivos o la información?

Así es cómo pueden empezar a definir un concepto de automatización; identificando cada paso y definiendo las necesidades clave y el valor de aquel paso. Segundo, comprender claramente el impacto y la consecuencia que cada paso tiene sobre los pasos antes y después del mismo.

Esta mesa redonda crea una reunión con valor añadido y empieza la evolución cultural hasta conseguir un concepto de automatización, antes de iniciar el siguiente paso del viaje hacia la integración del hardware y del software.

Webinario

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La seguridad es #1
La máxima preocupación de toda empresa debe ser que sus empleados vuelvan a casa cada noche con toda seguridad. Hacer funcionar un entorno seguro en el que los empleados no sean expuestos a procesos con riesgo, es una condición obligatoria. A mayor nivel de automatización en la situación, menos riesgo de problemas de seguridad.

El dilema de la manipulación de los materiales
Al crecer la operativa, aumenta su complejidad y también aumenta la cantidad y variedad de materiales que deben gestionar. Sin la manipulación adecuada, los errores y daños pueden generar costes y mermas.

Aumenta la complejidad de los trabajos y diseños
Con la intensa aceleración de la competencia, los clientes buscan diseños más sofisticados para potenciar las ventas y su cuota de mercado. La complejidad en el número de formas, materiales y medios, añade complicaciones al proceso que deben resolverse.

Entrega “just in time”
La entrega a tiempo completa (OTIF) es el mantra actual y se espera de las empresas que entreguen la cantidad adecuada y en el momento adecuado: ni demasiado pronto, ni demasiado tarde. Conseguirlo adecuadamente precisa trabajar con procesos exigentes, desde la petición inicial hasta su envío.

Plazos de entrega reducidos y prensas más rápidas
Ocupa toda su atención “Alimentar a la fiera”, aquella costosa parte del kit de su prensa de impresión que debe producir las 24 horas del día. Con los plazos de entrega cada vez más cortos y la velocidad de prensa en aumento, alimentar a la fiera ya está resultando el mayor reto de todos los impresores, para evitar el exceso de esperas, tiempo sin producción y otras pérdidas.

Flujo de caja inmovilizado
Si los productos no se mueven eficientemente por la operativa, el dinero queda inmovilizado en los trabajos en curso y bloqueados en diferentes etapas. Esto reduce el flujo de caja, afecta a los beneficios y al servicio al cliente.

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Sobre el autor

Russell Weller es el Gerente de Producto para Kongsberg Automate en Esko. Empezó a trabajar en Esko hace 11 años, como especialista de producto y posteriormente pasó al desarrollo de operativas. Russell lidera el desarrollo de soluciones de automatización en Esko y trabaja directamente con nuestros clientes globalmente para desarrollar sus procesos operativos.

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