Automatisierung fängt
im Kopf an

Von Russell Weller, Product Manager, Esko

 

Eine Frage, die uns oft gestellt wird, ist, wann man ein Unternehmen automatisieren sollte. Meine Antwort ist immer die gleiche: Es beginnt mit der richtigen Einstellung. Wenn Sie verstehen, welche Chancen die Automatisierung Ihrem Unternehmen eröffnet, und sich des Potentials bewusst sind, das sie mitbringt, dann ist dies schon der erste wichtige Schritt.

Als nächsten Schritt müssen Sie verinnerlichen, dass das Potential für die Einführung automatisierter Abläufe sowohl im Großformatdruck als auch in der digitalen Weiterverarbeitung keine abschreckende Aufgabe sein muss.


Warum automatisieren? Der Zusammenhang

Der moderne Druckdienstleister, egal ob es sich um ein kleines Startup- oder ein etabliertes multinationales Unternehmen handelt, steht vor vielen Herausforderungen bezüglich der geschäftlichen Effizienz und Profitabilität, die den Bedarf einer Automatisierung vorantreiben:

  • Variable Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen
  • Komplexe Materialhandhabung
  • Steigende Komplexität von Aufträgen und Entwürfen
  • Anforderungen an die Just-in-Time-Lieferung
  • Kürzere Vorlaufzeiten
  • Schnellere Druckmaschinen können die Standzeiten Ihrer Anlagen erhöhen
  • Gebundener Cashflow

Eine Insel des Erfolgs in einem Meer von Abfall und Verschwendung

Da ich in den Bereichen Verpackung, POS und Werbetechnik gearbeitet habe, weiß ich, dass die Erkenntnis dessen, was wir bei Esko „Insel des Erfolgs“ in einem „Meer von Verschwendung“ nennen, tatsächlich das ist, worum es bei der Automatisierung geht. Das Ziel ist es, dieses Meer zu reinigen.

Ich kenne Kunden, die wichtige Bereiche ihres Geschäftes automatisieren und dabei nicht sehen, dass die Verschwendung von Ressourcen immer noch in anderen Prozessen festsitzt und so die allgemeine Leistung bremst. Sie brauchen ein sauberes Meer für einen profitablen Betrieb. Wenn man das Thema Verschwendung angeht, muss man den kompletten Workflow verstehen. Wo im Geschäft wird wirklich Mehrwert geschaffen, und wo zahlen sich standardisierte Produktionsschritte aus?

Verschwendung findet sich leider in allen Prozessschritten von der Bestellung bis zum Versand. Sie taucht bei Wartezeiten auf – Wenn Angestellte oder Geräte warten müssen, bis der vorherige oder der nächste Schritt abgeschlossen wird, sowie in unnötiger Arbeit, Überbearbeitung, nicht genutzter Kreativität, in Qualitätsmängeln, Überproduktion, zu viel Inventar und Transport. Kein Wunder, dass es für Unternehmen schwierig ist, einen Anfang zu finden!

Wenn man das Thema Verschwendung angeht, muss man den kompletten Workflow verstehen. Wo im Geschäft wird wirklich Mehrwert geschaffen, und wo zahlen sich standardisierte Produktionsschritte aus?

Ein Prozess wie aus einem Guss

Um die Größe des Meeres zu bestimmen, in dem Sie arbeiten, würde ich eine einfache Methode empfehlen, um das Geschäft in handlichen Portionen einschätzen zu können.

Der „Prozess wie aus einem Guss“ ist eine Art und Weise, die Schritte zu planen, die ein einziges Produkt von der Anfrage bis zum Versand durchläuft, um den gesamten Workflow transparenter zu machen. Der Vorgang ist wirklich einfach und anwendungsfreundlich.

Wenn Sie einen einzigen Schritt in einem Workflow ändern, dann tun Sie dies, um Mehrwert zu schaffen. In der Realität hat jede Änderung eine Konsequenz oder Wirkung auf den vorherigen und den nachfolgenden Schritt. Wenn die Änderung negative Auswirkungen hat, wird kein Mehrwert geschaffen. Also müssen wir uns immer fragen, ob die Leistung für den nächsten Schritt im Workflow erbracht wurde und ob Schwierigkeiten beseitigt wurden, um allgemein eine bessere Leistung zu erzielen.

Wenn man alle Schritte betrachtet, kann man die noch nicht erfüllten Anforderungen besser erkennen. Wir können sehen, wo Mehrwert geschaffen wurde und wo es Reibungsverluste gibt.

Der Prozess aus einem Guss zeigt die Schritte von der Eingangsbestellung über den Kundenservice, die Druckvorstufe, bis hin zu Druck und Zuschnitt, Verpackung und Versand. Dieser Prozess sollte ohne Stillstand, Herausforderung oder Verschwendung von A bis Z im Fluss sein. Das fertige Produkt muss so schnell wie möglich und mit der erforderlichen Qualität erstellt werden. Durch die Optimierung dieses Prozessflusses entsteht ein sauberes Meer, es wird nicht nur eine Insel optimiert

Wenn man alle Schritte betrachtet, kann man die noch nicht erfüllten Anforderungen besser erkennen. Wir können sehen, wo Mehrwert geschaffen wurde und wo es Reibungsverluste gibt.


Ein Prozess wie aus einem Guss

Ein Prozess wie aus einem Guss ist erforderlich

Nehmen wir einen typischen Druckverarbeiter und sehen wir uns die einzelnen Herausforderungen an, die einen dort erwarten:


Vertrieb und Bestellvorgang
Eine Vertriebsanforderung kommt über das Verkaufspersonal oder die Website herein. Diese eingehende Information über den Auftrag muss von einer einzigen Quelle kommen, damit die Bestellung effizient und ohne Verluste abgewickelt werden kann.

Viele Unternehmen verbringen viel zu viel Zeit mit dem Kostenvoranschlag mit mehreren manuellen Schritten, um den Auftrag annehmen zu können. Wie können wir diese Schritte verbinden, um diesen Vorgang zu vereinfachen? Gleich zu Beginn müssen die korrekten Daten erfasst werden, und diese müssen in jedem Schritt des Workflows konsistent verwendet werden.

Ohne vollständige Informationen würden Zeit und Ressourcen verschwendet. In einem der Unternehmen, für das ich gearbeitet habe, wurde beispielsweise in der Versandabteilung zu viel unnötige Zeit verschwendet, da die Versanddetails auf der Originalbestellung immer unvollständig waren.

Diese eingehende Information über den Auftrag muss von einer einzigen Quelle kommen, damit die Bestellung effizient und ohne Verluste abgewickelt werden kann

Kostenvoranschlag
Ein Kostenvoranschlag wird auf Anforderung erstellt. Wie können Sie diesen so genau erstellen, dass er alle Informationen zu Auftrag und rechtzeitiger Lieferung wiedergibt? Die Angaben für die Produktionszeit müssen mit der Planung der Auslieferung übereinstimmen und ein wettbewerbsfähiges Preisniveau ist nur mit einem optimierten Workflow mit minimaler Verschwendung möglich.

Wir müssen Systeme verbinden, um sicherzustellen, dass die Daten in der Software für den Kostenvoranschlag korrekt angezeigt werden.  Ich habe oft beobachtet, wie zusätzliche Produktionszeiten manuell in das Kostenvoranschlags-System eingefügt wurde, mit der Folge, dass ungeahnte Verlustquellen und Ungenauigkeiten im Ablauf entstanden sind.


Druckvorstufe
Nach meiner Erfahrung ist die Hauptquelle für Abläufe mit manueller Zeitverschwendung die Druckvorstufe. Die manuelle Überprüfung von Dateien ist extrem zeitraubend und arbeitsintensiv, ein professioneller Designer benötigt durchschnittlich 30 bis 40 Minuten, um eine Grafikdatei zu überprüfen; das ist offensichtlich ein Engpass.

Mit der Automatisierung kann man im Druckvorstufen-Prozess sehr viel erreichen. Das Potenzial für das Entstehen von Reibungsverlusten im Workflow ist an diesem Punkt ebenfalls groß. Wenn ein Auftrag nicht korrekt an die Druckmaschine gesendet wird und die Druckmaschine diese Dateien zurückweist, entstehen neue Arbeit, Materialausschuss Substrat, Ausfallzeiten und Verzögerungen. Grafik und Repro können heutzutage komplett digital ohne personelle Eingriffe bei Wiederholaufträgen verwaltet werden, so dass dieses Albtraumszenario vermieden werden kann.

Die Hauptquelle für manuelle Prozesse mit Zeitverschwendung ist die Druckvorstufe. Die manuelle Überprüfung von Dateien ist extrem zeitraubend und arbeitsintensiv.

Abnahme durch den Kunden
Eine Quelle der Frustration ist für viele Verarbeiter die Abnahme durch den Kunden. Diese könnte durch eine digitale Verbindung mit der Druckvorstufen-Lösung viel schneller und leichter durchgeführt werden, um das wichtige grüne Licht durch den Kunden schneller zu erreichen.

Eine digitale Online-Lösung verhindert nicht nur E-Mails, die im Spam-Ordner verloren gehen, sondern verkürzt auch den Freigabezyklus, erhöht die Transparenz, die Zeit bis zur Fertigstellung und verhindert menschliche Fehler. Eine manuelle Freigabe eines Proofs oder eines Musters ist nicht erforderlich und mehrere Prozessbeteiligte an verschiedenen Orten können in die digitale Umgebung integriert werden.


Druck und Finishing
Die Druckmaschine ist meistens der teuerste Ausrüstungsgegenstand im Unternehmen. Das Ziel ist es, diesen rund um die Uhr nutzen mit nur minimalen Ausfallzeiten zu können. Jedes Mal, wenn die Druckmaschine steht, entstehen Verschwendung und Verluste. Die Genauigkeit und die Automatisierung der nachfolgenden Prozesse sind daher der Schlüssel dazu, mit den höheren Geschwindigkeiten der heutigen Druckmaschinen Schritt zu halten.

Das Schneiden kann sehr komplex sein. Die meisten Unternehmen verlassen sich auf entsprechend geschulte Bediener, die oft Mangelware sind, um jedes Mal die richtigen Werkzeuge und Maschinen-Einstellungen zu finden. Ein langsamer Durchsatz aufgrund von langen Einrichtezeiten, Qualitätsmängeln, schlecht verschachtelte Jobs und mangelhaft optimierte Farben und Materialien – all dies kann geschehen, wenn der Bediener inkonsequent arbeitet.

Heutzutage können Produkte in Maschinen durch Hardware-Automatisierung bewegt werden, Schneidesequenzen können über entsprechende Datenbanken standardisiert und die Effizienz kann durch Automatisierung gesteigert werden.


Verpackung und Versand
Wenn die einheitlichen Informationen in jedem Schritt eingeflossen sind, sollten die endgültige Verpackung und deren Versand ein Kinderspiel sein. Faltschachteln können in der exakten Produktgröße gewählt werden, so dass weniger Platz benötigt wird und die Nutzung von Verpackungsmaterial optimiert wird. Die Anzahl der Schachteln pro Palette und die Anzahl der Paletten pro Lastwagen können dann umweltfreundlich und effizient von der Versandabteilung ermittelt werden.

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Erste Schritte

Die richtige Einstellung zur Automatisierung wirft ein neues Licht auf alle Prozesse. Probleme werden eliminiert und es wird ein Prozess wie aus einem Guss geschaffen. Aber wie macht man den Anfang? Benötigt man immer Berater und teure Drittunternehmen, die einen solchen Prozess liefern? Die Antwort ist nein.

Beginnen Sie, indem Sie wichtige Mitarbeiter zu einer Diskussion am runden Tisch einladen. Jeder Angestellte sollte einen Schritt im Workflow repräsentieren und sich darauf vorbereitet sein, zwei Fragen beantworten zu können:

  1. Was ist Ihre Rolle im Workflow und wie fügen Sie Mehrwert hinzu?
  2. Wie soll der Ihnen vorgeschaltete Schritt, der Ihnen Dateien oder Informationen zuliefert, ablaufen?

So lernen Sie, das Wesen der Automatisierung zu verstehen: Erkennen Sie jeden Schritt, ermitteln Sie die wichtigsten Anforderungen und den Wert dieses Schritts. Zweitens, verstehen Sie die Konsequenz und die Auswirkung, die jeder Schritt auf die vorherigen und nachfolgenden Schritte hat.

Das gemeinsame Gespräch führt zu einer wertvollen Diskussion und ist der Anfang für die Automatisierung, bevor Sie als nächsten Schritt mit der Hardware- und Software-Integration beginnen.

Webinar

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Sicherheit an erster Stelle
Das wichtigste Anliegen eines jeden Unternehmens ist es, seine Angestellten jeden Tag sicher nach Hause zu schicken. Eine sichere Arbeitsumgebung, in der die Angestellten keinen riskanten Prozessen ausgesetzt sind, ist dafür unumgänglich. Je höher der Automatisierungsgrad, desto niedriger die Sicherheitsrisiken.

Das Problem der Materialhandhabung
Wenn ein Unternehmen wächst, steigen sowohl die Komplexität als auch die Materialmengen und deren Vielfalt. Ohne die richtige Herangehensweise führen Fehler und Schäden zu zusätzlichen Kosten und Verschwendung.

Steigende Komplexität von Aufträgen und Designs
Bei schärferen Wettbewerb suchen Kunden nach ausgefeilten Designs, um ihre Verkäufe und Marktanteile zu erhöhen. Ein weiterer Punkt, der thematisiert werden soll, ist die Komplexität bezüglich Form, Material und Medien, die den Prozess ebenfalls komplizierter machen.

Just-in-Time-Lieferung
„On time in full“ (OTIF), sprich vollständige und rechtzeitige Lieferung, ist das Mantra von heute, und es wird erwartet, dass Unternehmen die richtige Menge zur richtigen Zeit liefern: Nicht zu früh und nicht zu spät. Um das zu schaffen, sind präzise Prozesse von der ersten Anfrage bis zum Versand erforderlich.

Kürzere Vorlaufzeiten und schnellere Druckmaschinen
Ihre teure Druckmaschine mit Aufträgen zu füttern, um rund um die Uhr laufen laufen zu können, wird Ihre ganze Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen. Bei kürzeren Vorlaufzeiten und schnelleren Druckgeschwindigkeiten wird das Beschicken der Maschine zur größten Herausforderung für alle Drucker, um Leerlaufzeiten, Ausfallzeiten und Verluste zu vermeiden.

Gebundes Kapital
Wenn sich Produkte nicht effizient durch das Unternehmen bewegen, wird durch diese laufenden, unfertigen Arbeiten Geld gebunden und blockiert. Das reduziert den Cashflow, Gewinn und Kundenservice leiden darunter.

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Über den Autor

Russell Weller ist Produktmanager für Kongsberg Automate bei Esko. Er kam vor 11 Jahren als Produktspezialist zu Esko und ging dann in den Bereich Geschäftsentwicklung. Russell leitet die Abteilung Automatisierungslösungen bei Esko und arbeitet direkt mit unseren globalen Kunden zusammen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

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